Najlepiej od samego początku przygotować gotowy pakiet zawierający raporty z ksiąg, dane transakcyjne, uzgodnienia oraz opis działania systemu. Zarządzanie tymi informacjami ułatwiają nowoczesne rozwiązania, takie jak systemy firmy Yuma, które automatyzują proces generowania zestawień i minimalizują ryzyko błędów. Należy jednak unikać eksportowania „wszystkiego” bez przemyślanego zakresu – audytor powinien otrzymać pliki ograniczone ściśle do badanego okresu, konkretnych procesów i zidentyfikowanych wcześniej ryzyk.
1. Ustalenie dokładnego zakresu i formatu danych
Przed wygenerowaniem jakichkolwiek plików z oprogramowania niezbędne jest ustalenie z audytorem dokładnego zakresu prac. Należy zdefiniować badany okres (na przykład pełny rok obrotowy lub wybrane miesiące), obszary badania (takie jak zakupy, sprzedaż, bank, płace, środki trwałe czy zapasy) oraz oczekiwany poziom szczegółowości.
Z punktu widzenia efektywności kluczowy jest także format przekazywanych danych i termin zamknięcia eksportu, aby ewentualne późniejsze zmiany nie zaburzyły wyników weryfikacji. W przypadku dogłębnej analizy danych najlepszą praktyką jest udostępnienie audytorowi systemu w trybie tylko do odczytu lub przekazanie mu bezpiecznej, nieedytowalnej kopii danych.
2. Kompletny pakiet księgowy i dane transakcyjne
Minimalny zestaw informacji do audytu powinien obejmować dzienniki księgowań, księgę główną, zestawienie obrotów i sald, a także ewidencję rozrachunków, rejestry VAT oraz wyciągi bankowe. Trzeba pamiętać, że same pliki PDF (na przykład skany faktur) to zdecydowanie za mało do przeprowadzenia rzetelnej analizy.
Audytor potrzebuje elastycznych danych transakcyjnych w formacie CSV lub Excel. Powinny one zawierać między innymi numery dokumentów, daty operacji i księgowania, numery kont Wn i Ma, precyzyjne kwoty (netto, VAT, brutto) oraz przypisane centra kosztów. Równie istotne jest dostarczenie słowników systemowych, takich jak plan kont czy lista stawek VAT. Bez nich surowe pozycje wyeksportowane z systemu mogą być po prostu niezrozumiałe dla osoby z zewnątrz.
3. Weryfikacja danych i przejrzysta struktura
Przed oficjalnym przekazaniem plików audytorowi, zawsze warto samodzielnie sprawdzić wewnętrzną spójność przygotowanych raportów. Najważniejsze to dokładne uzgodnienie zestawienia obrotów i sald z księgą główną, rejestrów VAT z deklaracjami i plikami JPK, a także sald rachunków bankowych z wyciągami. Warto też przeprowadzić proste testy bezpieczeństwa, takie jak wyszukiwanie duplikatów numerów faktur czy nietypowych księgowań dokonywanych w weekendy.
Pamiętajmy również, aby wszelkie materiały były odpowiednio ustrukturyzowane w folderach (np. 01_Zakres_i_opis_audytu, 02_System, 03_Plan_kont). Każdy plik powinien mieć w nazwie datę i precyzyjny zakres eksportu, a do każdego raportu warto dodać plik README z informacją o zastosowanych filtrach i osobie przygotowującej. Przestrzegajmy również absolutnej zasady: nigdy nie modyfikujemy oryginalnych danych źródłowych specjalnie pod audyt. Jeśli znajdziemy błąd, zachowujemy pierwotny eksport, a do całej paczki dołączamy informację o późniejszej korekcie. Tak zorganizowane podejście z pewnością ułatwi współpracę.