Jak działa koszt w firmie?
Koszt uzyskania przychodu zmniejsza dochód, od którego liczy się podatek. Przykład: przy podatku liniowym 19% zakup za 5 000 zł netto obniża podatek o 950 zł.
Czynny podatnik VAT od wielu zakupów dodatkowo odlicza podatek VAT. Każdy wydatek musi mieć związek z prowadzoną działalnością i dokument, zwykle fakturę.
30 wydatków, które obniżają podatek
Biuro i wyposażenie
- Czynsz i media w części przeznaczonej na firmę.
- Abonament za internet i telefon w zakresie służbowym.
- Meble biurowe bez cech reprezentacji.
- Akcesoria biurowe, papier, materiały.
- Remont pomieszczeń firmowych.
- Środki czystości przy obsłudze klientów lub zatrudnieniu.
Elektronika i oprogramowanie
- Komputer i akcesoria do 10 tys. zł netto jednorazowo.
- Oprogramowanie i licencje.
- Telefon komórkowy na fakturę firmową.
- Drukarka, skaner, tonery i tusze.
- Aparat lub kamera związane z działalnością.
Edukacja i rozwój
- Książki i czasopisma branżowe.
- Szkolenia i studia podyplomowe powiązane z profilem firmy.
- Kursy językowe potrzebne w kontaktach biznesowych.
Promocja i reklama
- Logotyp i wizytówki.
- Strona www, hosting, domena, pozycjonowanie.
- Reklama internetowa i social media.
- Reklama prasowa, radiowa, zewnętrzna.
- Prezenty reklamowe o niewielkiej wartości z logo firmy.
- Udział w targach i spotkaniach branżowych.
Podróże i transport
- Diety w podróży służbowej według stawek.
- Noclegi na podstawie faktury.
- Bilety i taksówki z fakturą lub rachunkiem.
- Paliwo do auta firmowego (75%) lub prywatnego w działalności (20%).
- Części, serwis i ubezpieczenie pojazdu według limitów.
Pracownicy i finanse
- Wynagrodzenia oraz składki ZUS po stronie pracodawcy.
- Raty leasingowe wraz z odsetkami.
- Odsetki od kredytu firmowego.
- Ubezpieczenie majątku firmowego.
- Księgowość i program online do fakturowania.
Czego nie zaliczysz do kosztów?
Nie każdy wydatek jest kosztem. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera listę wyłączeń, którą warto sprawdzić przed zaksięgowaniem.
Kosztem nie jest reprezentacja, czyli wydatki o cechach wystawności, na przykład drogi garnitur czy kosztowne dzieło sztuki. Przy samochodzie osobowym odliczasz zwykle 50% podatku VAT, a nie całość.
Jak udokumentować koszty?
Aby zakup stał się kosztem, potrzebujesz dowodu od sprzedawcy. Najczęściej jest to faktura, czasem rachunek lub bilet powyżej 50 km z numerem NIP.
Sam paragon zwykle nie wystarcza. W kontroli urząd skarbowy może poprosić o uzasadnienie związku wydatku z przychodem.
Gdzie księgować koszty firmowe?
Porządek w kosztach ułatwia narzędzie, które łączy fakturowanie z ewidencją. onBiznes oferuje księgę przychodów i rozchodów wraz z ewidencją kosztów, dzięki czemu wydatki od razu obniżają dochód i podatek.
Dokumentowanie zakupów spina się z wystawianiem faktur. W ramach fakturowania online onBiznes pozwala wystawiać faktury zgodne z KSeF, a dla firm pracujących z e-fakturami dostępny jest portal KSeF do wystawiania i odbierania dokumentów kosztowych.
Lista kosztów pokazuje, jak wiele wydatków obniża podatek w firmie. Liczy się związek z działalnością, poprawny dokument i rozsądek przy granicznych przypadkach. Im lepiej uporządkujesz koszty, tym niższy podatek dochodowy zapłacisz na koniec roku.